Privacy beleid


  
 1. Begripsbepalingen 
1.1 Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. 

1.2 Zorggegevens: persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening. 

1.3 Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens. 

1.4 Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens.
 
1.5 Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens. 

1.6 Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen. 

1.7 Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. 

1.8 Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. 

1.9 Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 

1.10 Derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken. 

1.11 Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt. 

1.12 Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. 

1.13 College bescherming persoonsgegevens (CBP): het College bedoeld in de WBP, dat tot taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens. 

1.14 Klachtencommissie: de klachtencommissie van Stichting ZON Enschede, ingesteld overeenkomstig de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector. 

1.15 WGBO: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst van 17 november 1994, Stb. 837, tot wijziging van het Burgerlijk Wetboek en enige andere wetten in verband met de opneming van bepalingen omtrent de overeenkomst tot het verrichten van handelingen op het gebied van de geneeskunst, laatstelijk gewijzigd bij wet van 28 januari 1999, Stb. 30. 

1.16 AVG: Algemene Verordening Gegevensverwerking . Privacywetgeving geldt binnen het hele Eu sinds 25 mei 2018.

2. Reikwijdte 
2.1 Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. 

2.2 Verwerkingen van persoonsgegevens ten behoeve van persoonlijke of huishoudelijke doeleinden en ten behoeve van de uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie vallen niet onder de reikwijdte van dit reglement. 

3. Doel 
3.1 Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de AVG en, voor zover van toepassing, de bepalingen van de WGBO. 

3.2 Dit reglement wordt gebruikt binnen Stichting ZON Enschede en heeft betrekking op het door Stichting ZON Enschede op te stellen overzicht van genoemde verwerkingen van persoonsgegevens. Dit overzicht vormt één geheel met dit reglement. 

3.3 Binnen de doelstelling van dit reglement zullen geen andere gegevens worden opgenomen dan onder artikel 2 omschreven. 

4. Vertegenwoordiging 
Vertegenwoordiging (niet voor wat betreft zorggegevens) 
4.1 Als de betrokkene minderjarig is en nog geen zestien jaar is, is in de plaats van de toestemming van de betrokkene de toestemming van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist. 

4.2 Hetzelfde geldt als de betrokkene onder curatele is gesteld of als ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld of als de betrokkene niet in staat is om zijn wil te bepalen. 

4.3 Als de betrokkene 16 jaar of ouder is en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treedt de betrokkene zelf op. 

Vertegenwoordiging in geval van zorggegevens (WGBO) 
4.4 Als de betrokkene jonger is dan twaalf jaar treden in plaats van de betrokkene de ouders die het ouderlijk gezag uitoefenen dan wel de voogd op. 

4.5 Hetzelfde geldt voor de betrokkene van 12 tot 18 jaar die niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. 

4.6 Als de betrokkene in de leeftijdscategorie van twaalf tot zestien valt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treden naast de betrokkene zelf diens ouders die het ouderlijk gezag uitoefenen dan wel de voogd op. 

4.7 Als de betrokkene 16 jaar of ouder is en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, treedt de betrokkene zelf op. 

4.8 Als de betrokkene ouder is dan achttien jaar en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan treedt, in volgorde als hieronder weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op: 

  • de curator of mentor als de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; 
  • de persoonlijk gemachtigde als de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt; 
  • de echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt; 
  • een kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst.


Vertegenwoordiging (inclusief in geval van zorggegevens) 

4.9 Als de betrokkene de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden. 

4.10 De toestemming kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken. 

4.11 De persoon die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken. 

4.12 Als een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed verantwoordelijke. 

 5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking 
5.1 Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement en de wet op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. 

5.2 Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. 

5.3 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 

5.4 De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van persoonsgegevens. Zijn handelwijze met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens wordt bepaald door dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement. 

5.5 De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De verantwoordelijke is niet aansprakelijk als hij kan aantonen dat de betreffende onrechtmatigheid hem niet kan worden toegerekend. De verantwoordelijke ziet toe op de naleving van de beveiligingsmaatregelen. 
 
 6. Verwerking van persoonsgegevens (voor zover niet zijnde zorggegevens) 
6.1 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt als aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan: 

  • de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend; 
  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die maatregelen noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; 
  • dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke is onderworpen; 
  • dit noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene; 
  • dit noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak; 
  • dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert. 


7. Specifieke regels voor de verwerking van zorggegevens  (WGBO) 
7.1 Voor verwerking van zorggegevens is uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene vereist, tenzij het een geval betreft als genoemd in de leden 2 of 6 of als verstrekking noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift. Met ‘uitdrukkelijke toestemming’ wordt bedoeld dat de betrokkene in woord, geschrift of gedrag uitdrukking heeft gegeven aan zijn wil om toestemming te verlenen aan de hem betreffende gegevensverwerking. 

7.2 Zonder toestemming van de betrokkene kunnen - met inachtneming van het derde lid - door de verantwoordelijke persoonsgegevens betreffende de gezondheid worden verstrekt aan: 

  • hulpverleners, instellingen of voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat noodzakelijk is met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel met het oog op het beheer van de organisatie van de verantwoordelijke; 
  • verzekeraars voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico met uitsluiting van lid 4 en de betrokkene geen bezwaar heeft gemaakt, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. 


7.3 De persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht. 

7.4 Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de gegevensverwerking de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of zijn waarnemer. Voorts hebben toegang tot de gegevensverwerking de verantwoordelijke en de bewerker voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging dan wel het beheer van de gegevens noodzakelijk is. 

7.5 Persoonsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen alleen worden verstrekt voor zover deze gegevens uitsluitend betrekking hebben op de betrokkene die deze gegevens heeft verstrekt. Verwerking van persoonsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen met betrekking tot anderen dan degene omtrent wie de gegevens oorspronkelijk zijn verkregen, is ook niet toegestaan met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of enig familielid waarop de gegevens eveneens betrekking hebben. 

7.6 Als persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke besluiten deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de gegevensverwerking. 

7.7 Persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid en seksuele leven mogen uitsluitend worden verstrekt voor zover dit noodzakelijk is in aanvulling op de verstrekking van persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid als bedoeld in lid 2 van dit artikel. 

7.8 Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek worden verstrekt als: 

  • het onderzoek een algemeen belang dient, 
  • de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is, 
  • het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en 
  • bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. 

 
8. Informatieverstrekking aan de betrokkene 
Gegevens verkregen bij betrokkene 
8.1 Als bij de betrokkene de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke vóór het moment van verkrijging de betrokkene het volgende mee: 

  • de identiteit van de verantwoordelijke en 
  • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan al op de hoogte is. 


8.2 De betrokkene verstrekt nader informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. 

Gegevens elders verkregen (niet bij de betrokkene) 
8.3 Als de persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene worden verkregen, deelt de verantwoordelijke de betrokkene op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens, of als de gegevens bestemd zijn voor een derde uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking, de volgende informatie mee: 

  • de identiteit van de verantwoordelijke en 
  • de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene daarvan al op de hoogte is. 


8.4 De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. 

8.5 Het bepaalde onder lid 3 is niet van toepassing als de mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast. 

8.6 Het bepaalde onder lid 3 is ook niet van toepassing als de vaststelling of de verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval moet de verantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek informeren over het wettelijk voorschrift dat tot de vastlegging of verstrekking van de hem betreffende gegevens heeft geleid. 

8.7 Als de verantwoordelijke de betrokkene niet heeft geïnformeerd conform dit artikel, betekent dit dat de persoonsgegevens op een niet behoorlijke en op een onzorgvuldige wijze zijn verwerkt. Het niet voldoen aan de informatieplicht leidt tot een onrechtmatige verwerking. Zie ook artikel 5, lid 1. 

9. Recht op inzage en afschrift van opgenomen persoonsgegevens 
9.1 De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens.

9.2 De gevraagde inzage en/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden ofwel worden verstrekt. 

9.3 Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen gewichtige belangen van anderen dan de betrokkene/verzoeker zijn. Hieronder wordt ook de verantwoordelijke begrepen. 

9.4 Voor de verstrekking van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht. 

10. Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming 
10.1 De betrokkene kan de verantwoordelijke verzoeken om de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen als deze: 

  • feitelijk onjuist zijn; 
  • voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig zijn; 
  • niet ter zake dienend zijn; of 
  • anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. 
  • Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Onder ‘verwijdering’ wordt ook vernietiging verstaan. 


10.2 De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. 

10.3 De verantwoordelijke draagt ervoor zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Hij stelt derden aan wie de gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk hiervan in kennis, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. De verantwoordelijke doet aan de verzoeker desgevraagd opgave van degenen aan wie hij die mededeling heeft gedaan. 

10.4 Voor zorggegevens geldt daarenboven dat in geval van een verzoek om vernietiging van deze gegevens, de verantwoordelijke de gegevens vernietigt binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet. 

 11. Bewaren van (zorg)gegevens 
11.1 De verantwoordelijke stelt vast hoe lang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is: 

  • Vijftien (15) jaar voor zorggegevens, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener casu quo de verantwoordelijke voortvloeit – in verband met dit laatste zijn voor bepaalde patiëntencategorieën richtlijnen opgesteld; 
  • persoonsgegevens niet zijnde zorggegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij geanonimiseerd of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard en de verantwoordelijke de nodige voorzieningen heeft getroffen om te verzekeren dat de gegevens uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden gebruikt. 


11.2 Als de bewaartermijn van de zorggegevens is verstreken of de betrokkene doet een verzoek tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn van de zorggegevens, dan worden de desbetreffende zorggegevens binnen drie maanden vernietigd. 

11.3 Verwijdering van zorggegevens blijft echter achterwege als redelijkerwijs kan worden aangenomen dat het bewaren van deze zorggegevens: 

  • van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene; 
  • op grond van een wettelijk voorschrift vereist is; of 
  • als daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat. 


12. Bewaren van (personeel)gegeven
12.1 Persoonsgegevens van personeel geldt een bewaarplicht van twee (2) jaar na uitdiensttreding. Loonbelastingverklaring, kopie identiteiten wordt bewaard tot zeven (7) jaar.

12.2 Gegevens na een sollicitatieprocedure dient een werkgever vier (4) weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen, ten zij anders aangegeven en door de sollicitant toestemming is gegeven zijn/haar gegevens te bewaren. Hierna is een werkgever verplicht de gegevens na een (1) jaar te verwijderen in dien er geen functie vrij is gekomen.

12.3 Arbeidsovereenkomst en wijzigingen worden direct na het einde van de dienstverband vernietigd dit geld ook voor verslagen en functioneringsgesprekken.(AVG wet)

12.4 Arbogegevens mag een werkgever tien (10) jaar bewaren, maar een werknemer mag vragen om vernietiging.
 
13. Melding van een verwerking van gegevens 
13.1 Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of verscheidene samenhangende doeleinden bestemd is, wordt door of namens de verantwoordelijke gemeld bij het CBP voordat met de verwerking wordt begonnen, tenzij er sprake is van vrijstelling van melding. 

13.2 De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of van verscheidene samenhangende doeleinden bestemd is, wordt door of namens de verantwoordelijke bij het CBP gemeld als deze verwerking is onderworpen aan voorafgaand onderzoek. 

14. Klachten 
14.1 Als de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij: 

  • zich wenden tot de verantwoordelijke; 
  • zich wenden tot de klachtencommissie; 
  • het CBP verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is;


15. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement 
15.1 Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. 

15.2 De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen. 

15.3 Dit reglement is per 16 april 2022  in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te zien.